Da clic en el botón de resumen
Ingresa a la solicitud principal desde el listado ó en tu tablero.Desplázate hasta el final de la página, donde encontrarás la sección “SOLICITUDES DEPENDIENTES”.
La etapa de expediente digital, como se ha revisado con anterioridad, implica que el tercero o terceros con los que estamos trabajando los contratos tienen que cargar información y documentos importante para el registro. Este apartado, como se ha comentado, está conformado por dos etapas (EXPEDIENTE y APROBACIÓN) nombre base de los procesos mencionados, estos pueden cambiar según los procesos internos de cada empresa.
Nos situaremos en el proceso de aprobación de documentos, una vez que el expediente ya fue cargado, si el operador es encargado, recibirá una notificación de que el paso de expediente ya fue concluido y que la solicitud espera para poder ser atendida, en este caso para aprobar los datos del expediente.
Aprobación de datos del tercero
En la pantalla se muestran los datos del formulario que fueron ingresados por el tercero, estos contienen campos necesarios y opcionales, el formulario tiene un botón de EDITAR
el cual se puede utilizar si se necesita modificar algo de lo que el cliente ingresó, para guardar estos datos, el mismo botón cambiará su nombre a ACTUALIZAR
Aprobación de documentos del expediente
En esta sección podrás visualizar y validar los documentos cargados por el tercero como parte de su expediente obligatorio para continuar con el proceso de convenio de terminación. Cada documento corresponde a un requisito legal o administrativo necesario para formalizar la relación contractual.
¿Qué debes hacer como aprobador?
Revisar el contenido de cada archivo adjunto, asegurándote de que:
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El documento esté completo, legible y vigente.
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Corresponda al nombre y tipo de documento solicitado.
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Cumpla con los criterios legales y/o internos definidos por la organización.
Botón para aprobar o desaprobar
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Aprobar o rechazar cada documento según corresponda. En caso de rechazo, se recomienda dejar un comentario claro sobre el motivo, para que el tercero pueda corregirlo y volver a cargarlo. Con este botón podremos dejar el comentario
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Supervisar que los documentos marcados como “Requeridos” estén cargados y aprobados antes de avanzar con la validación final del expediente.
- Los documentos aprobados se resguardan dentro de la plataforma, en el tercero, para poder registrar nuevos contratos sin tener que recopilar todo de nuevo.
Tipos de documentos del expediente (ejemplo).
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Acta constitutiva
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Constancia de situación fiscal
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Poder del representante legal
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Comprobante de domicilio
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Identificación oficial del apoderado
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CURP del apoderado
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(Opcionales) Registro Patronal IMSS y Registro REPSE
Comentarios dentro de la solicitud
En la solicitud existen comentarios que se pueden hacer para conocimiento de todas las personas involucradas en la solicitud, estos siempre se encuentran en una pestaña ubicada del lado derecho, adicional en cada documento se pueden agregar comentarios.
Reenvío de expediente
Cuando el expediente digital se termina de revisar, si alguno de los documentos no ha sido aprobado, el expediente te avisará que se requiere aprobar o de lo contrario hacer comentarios para que el usuario haga modificaciones en el mismo.
Negociación
La fase de negociación 
en ZERO CLM comparte muchas similitudes con la edición, pues ambas implican la modificación directa del texto dentro de la plataforma. No obstante, la negociación incorpora funcionalidades específicas que facilitan el diálogo entre las partes y garantizan el control de cambios:
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Control de Cambios y Aprobaciones
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Todas las ediciones se registran automáticamente con el track changes activado.
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Cada modificación debe ser aceptada o rechazada por el responsable de la negociación.
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Sólo este usuario —designado para la etapa de negociación— tiene permiso para confirmar o descartar los cambios propuestos.
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2. Acceso a Documentos Anexos y Versiones
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Desde la pestaña de negociación puedes consultar documentos suplementarios vinculados a la solicitud.
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La plataforma conserva un historial de versiones, de modo que siempre puedes revisar o volver a una versión anterior del contrato.
3. Colaboración con Usuarios Externos
Así, todos los participantes pueden aportar observaciones sin salir de la plataforma, asegurando trazabilidad y seguridad.
La ventana de negociación permite invitar a terceros dando clic en este botón 
posteriormente nos abrirá una ventana donde tendremos que llenar la siguiente información: 
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Ingresa el nombre y correo electrónico del interlocutor (por ejemplo, la contraparte negociadora).
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ZERO CLM enviará automáticamente el enlace para revisar y comentar el documento al dar clic en el botón "Enviar".
Envío a firma de documentos
La etapa de firma en ZERO CLM consta de varias fases y ofrece navegación libre entre pestañas. A continuación, te explico paso a paso cómo enviar un documento a firma:
- Conversión y Preparación del Documento
- Accede a la solicitud que ya has editado y negociado.
- Al abrir la pestaña Documento, ZERO CLM convertirá automáticamente tu archivo de Word a PDF.
Verás un ícono de reloj mientras dura la conversión.
Importante: Hasta que el reloj desaparezca, no podrás avanzar a la siguiente pestaña. - Una vez finalizada la conversión, se bloquea el contenido.
- Definición de Firmantes y Observadores
- Cambia a la pestaña Firmantes:
La plataforma sugiere automáticamente los firmantes (nombre y correo) que configuraste en fases previas.
Puedes modificar estos datos, añadir nuevos firmantes o eliminar los existentes. - Observadores:
Son usuarios que reciben notificaciones de todo el proceso, pero no firman.
Solo puedes agregarlos en esta etapa de firma.
- Haz clic en Enviar para abrir la ventana de configuración final.
- Verás un área de arrastre donde debes:
Arrastrar cada firmante al lugar exacto del documento donde debe estampar su firma.
Definir el tamaño de cada campo de firma según tus necesidades. - Revisa en el resumen que los nombres, correos y posiciones sean correctos.
- Envío y Confirmación
Al confirmar, ZERO CLM enviará automáticamente el PDF a todos los firmantes y observadores.
La pantalla regresará a la lista de solicitudes, indicando que el envío ha sido exitoso.
Gestión de tareas
En ZERO CLM, los operadores pueden crear y gestionar tareas asociadas a cada solicitud de contrato. Para acceder al apartado de tareas da clic en el siguiente botón 
en el menú izquierdo del menú principal, a continuación, se describen las funcionalidades y el flujo de trabajo:
- Creación de Tareas
Dentro de cada solicitud o desde el panel de tareas, haz clic en “Nueva Tarea”.
Completa los campos obligatorios:
- Nombre de la tarea: etiqueta breve y descriptiva.
- Descripción: detalle claro del objetivo y alcance.
- Condiciones de notificación: define cuándo y a quién se enviarán alertas (por ejemplo, “un día antes de la fecha límite”).
- Visualización y Edición: Todas las tareas activas aparecen listadas en el panel de tareas.
- Para revisar o modificar una tarea, haz clic en el icono Editar junto a su nombre.
En modo edición puedes: - Marcar la tarea como completada, moviéndola al histórico de tareas.
- Ir a la solicitud relacionada con esta tarea.
- Ajustar las condiciones de notificación, ampliando tiempos o cambiando destinatarios.
- Histórico de Tareas
- Una vez completada una tarea, esta se traslada automáticamente al histórico, donde podrás consultar su detalle y fecha de finalización.
El historial te permite: - Ver el registro completo de todas las tareas ejecutadas.
- Generar reportes de productividad y cumplimiento de plazos.
Conexiones entre solicitudes
En ZERO CLM puedes vincular solicitudes relacionadas—por ejemplo, un contrato marco con sus adendas o anexos—para mantener un seguimiento jerárquico claro. A continuación, te explico cómo hacerlo paso a paso:
- Accede al Resumen de la Solicitud
- Ingresa a la solicitud principal desde el listado o tu tablero.
- Desplázate hasta el final de la página, donde encontrarás la sección “SOLICITUDES DEPENDIENTES”.
- Busca y Selecciona la Solicitud a Conectar
- Dentro de “SOLICITUDES DEPENDIENTES”, utiliza el campo de búsqueda para ingresar el nombre o nomenclatura de la solicitud que quieres enlazar.
- El sistema mostrará los resultados coincidentes; haz clic en la solicitud correcta.
- Define la Relación Jerárquica
Al seleccionar la solicitud destino, ZERO CLM te pedirá que indiques si dicha solicitud será:
- Solicitud Padre: la actual quedará como subordinada (hija).
- Solicitud Hija: la actual quedará como supervisora (padre).
*Esta elección establece el nivel jerárquico entre ambas solicitudes.
- Verifica el Mapa de Dependencias
Una vez confirmada la relación:
- La sección “SOLICITUDES DEPENDIENTES” se actualizará automáticamente.
- Verás un mapa sencillo donde se muestra la jerarquía (padre ↔ hijo).
Desde ahí podrás:
- Navegar directamente entre la solicitud padre e hija.
- Desvincular o cambiar el tipo de relación cuando lo necesites.
