Principales componentes de Zero CLM

Nuestro CLM está conformado por distintos componentes que en su conjunto permiten controlar el ciclo de vida de los contratos en una empresa.

Documentos Anexos: Son documentación complementaria que acompaña y respalda el proceso de elaboración del contrato y están directamente relacionadas con el proceso del mismo.

 Procesos: Son los pasos previamente definidos que debe seguir una solicitud a lo largo de todo su ciclo de vida. Estos procesos suelen involucrar diversas acciones y la participación de distintas áreas dentro de la empresa.

 Plantillas de contrato Son documentos prediseñados que incluyen una estructura estándar y el lenguaje legal necesario para elaborar contratos de manera rápida y precisa. Están compuestos por secciones, términos y cláusulas comunes que pueden personalizarse según las necesidades de las partes involucradas. Su objetivo principal es agilizar la creación de contratos y garantizar que contengan todos los elementos esenciales.

Los usuarios están definidos por los roles que tendrán en la plataforma previamente definidas por la organización, en ZERO tenemos 3 tipos distintos de usuarios:

Administradores: Son usuarios con privilegios avanzados dentro de la plataforma. Tienen la capacidad de realizar configuraciones, modificar solicitudes, ejecutar acciones sobre ellas, eliminar datos relevantes y gestionar los permisos de otros usuarios. Además, cuentan con acceso a los gráficos
y reportes del sistema.

Operadores: Los operadores pueden generar y recibir solicitudes de otras áreas, trabajar y editar el contrato además de poder enviar notificaciones a otras áreas.

Colaboradores: Los colaboradores actúan como usuarios intermitentes, pueden solicitar contratos, aprobar y visualizar los contratos almacenados.

¿Cómo funciona ZERO CLM?

Zero te permite crear solicitudes de contrato y configurarlas con procesos, los pasos de cada proceso los delimita la necesidad del usuario.

Estos pasos se le llaman Etapas las cuales tienen ciertas funciones de acuerdo al tipo de etapa, estas pueden existir, dependiendo de la etapa, una o más veces en el proceso.

       -Estas etapas pueden ser las siguientes:

Solicitud: La etapa inicial de cualquier proceso de contrato, en esta etapa se tienen que seleccionar los aspectos básicos del proceso a realizar, esta etapa es inamovible, siempre se tiene que iniciar con Solicitud.

Expediente Digital: Esta etapa en el proceso indica la recopilación de datos de terceros mediante correo electrónico y siempre debe de configurarse un campo de contacto seleccionado en la solicitud dónde exista un nombre y correo electrónico. 

Aprobación de expedientes: Este tipo de aprobación únicamente existe cuando en el proceso se encuentra la etapa de expediente digital, en consiguiente sirve para aprobar la información y documentos levantados en la etapa de expediente digital.

Aprobación: Esta etapa sirve para aprobar, rechazar, generar aprobaciones adicionales o cancelar, el documento o información de la solicitud. De acuerdo a los diferentes caminos que deba tomar, existirán botones que nos manden a la etapa que seleccione el usuario. 

“Cuando configuramos las decisiones a tomar podemos elegir entre 4 opciones: Aceptar, Aprobación adicional y Rechazar: Cuando se configura alguna de estas reglas, se tiene que decidir qué sucede si el usuario elige alguna en la solicitud, las cuales serán representadas por botones. ”

Cancelar: Una vez que se selecciona esta opción de regla, la solicitud presentara un botón de cancelar, el cual terminara con el proceso, dejándolo en un estado de cancelado.

Asignación: Este paso permite al usuario asignado, seleccionar de un grupo de usuarios quien debe seguir atendiendo la solicitud.

Edición: Etapa que envía al documento a un editor de texto, el cual puede ser modificado a placer por el usuario.

Negociación: Etapa que permite la edición del contrato con un control de cambios activado, se puede enviar a la contraparte para que revise y comente o sugiera cambios dentro del documento, adicional el sistema está guardando las diferentes versiones del mismo conforme este vaya sufriendo modificaciones entre los involucrados.

Firma: La etapa muestra el documento preliminar, la última versión, una vez verificado, tendrá que validar quienes son los firmantes y enviarlo a firma, el proceso también te permite agregar nuevos firmantes u observadores.

Almacenado: Esta etapa muestra que el proceso ha sido terminado y ya los documentos generados de la solicitud pueden ser rastreados para su validación en el módulo de archivo, también se puede revisar la solicitud ya en una versión no modificable.

Dashboard: El panel inicial que se muestra cuando inicias sesión,  se conforma principalmente por 3 secciones: el menú principal con el logo de inicio y acciones rápidas para encontrar solicitudes pendientes. El panel de gráficos integrado con Power Bi y las solicitudes pendientes de atender por el usuario.

Lista de solicitudes: En esta pantalla podemos ver principalmente las solicitudes que están en curso, en el mismo se mostrarán botones para ver el resumen, generar una acción, hacer filtros entre ellas, hacer búsquedas y visualizar el estado del proceso.

Archivo: Módulo de almacenamiento y centralización de los documentos, en orden de fecha, se pueden revisar los documentos anexos, el contrato firmado así como las versiones del documento.

Alertas/notificaciones: Modulo dónde se muestran 2 secciones, la primera muestra la lista de las tareas que están pendientes por realizar y la segunda muestra la parte histórica de las tareas realizadas.

Configuración: Este módulo permite administrar, configurar, crear y generar los procesos de solicitudes dependiendo el rol del usuario.