Funcionalidad para dar de alta en ZERO CLM expedientes de manera sistematizada para clientes, proveedores, empleados, alianzas o cualquier persona física o moral, garantizando que la información recabada sea la adecuada y esté siempre disponible cuando se requiera.
Índice
Expediente digital
¿Qué es?
¿Cómo funciona?
¿Cuándo se puede usar?
Llenado externo
Información
Documentos
Aprobación
Regresar expediente
¿Qué es el Expediente Digital?
El Expediente Digital es un proceso diseñado para recopilar, aprobar y resguardar información y documentación de terceros con los que se celebran contratos. Generalmente, incluye información del tercero y documentos.
¿Cómo funciona?
Para que la etapa de expediente funcione correctamente, en el formulario inicial de la solicitud siempre se debe ingresar el nombre y correo electrónico de la persona que recibirá el email para completar la información. Si estos campos no aparecen y el proceso incluye la etapa de expediente, se deberá verificar la configuración con el administrador del sistema.
Independientemente del orden en el que se encuentre la etapa de expediente dentro del proceso, el nombre de esta persona siempre deberá registrarse en el inicio de solicitud.
Además, se mostrarán en la pestaña de adjuntar documentos. Estos documentos pueden clasificarse comoobligatorios u opcionales, y serán solicitados al tercero durante el proceso (puede que existan reglas de negocio que impliquen que los usuarios internos suban estos documentos).
Si el usuario ingresó incorrectamente el nombre o correo del destinatario, podrá actualizar estos datos desde el panel de solicitudes y reenviar el correo para que la persona complete el expediente.
El proceso de expediente debe utilizarse cuando se requiere que el tercero proporcione su información jurídica y documentación oficial.
Este paso de recopilación debe ir acompañado de una fase de aprobación, en la cual se revisa la información y documentación cargada. Una vez validada, esta información se resguarda como parte del expediente digital del tercero.
Configuración previa: Desde la sección de Procesos del sistema se define el flujo de expediente y los formularios necesarios. Cada solicitud debe contar con un formulario inicial donde se capturan datos básicos (como nombre y correo electrónico del responsable) y uno o más formularios asociados que representan las propiedades del tercero.
Llenado del externo
El llenado del expediente sucede cuando el cliente recibe el correo electrónico que lo solicita, en el correo vienen las ligas para acceder, al ingresar la pantalla nos mostrará el expediente sin hacer login, pantalla con pestañas necesarias, la cual se navega con los botones de Siguiente y Anterior.
Si el expediente se cierra y no está completo todavía, este conservará los datos y documentos que se hayan completado.
Si el usuario externo tiene dudas en torno a información a llenar o sobre el contrato, debe de mencionarlo en comentarios.
Paso 1: Correo
Nos llegará un correo que contiene información relevante sobre tu solicitud, como el nombre del expediente, la empresa solicitante y un enlace directo para acceder al expediente en línea.
Paso 2: Expediente digital
Al dar clic a "Llenar Formulario" accederemos a la plataforma ZERO CLM, donde se llenan los formularios, se adjuntan los documentos necesarios. Además de poder ver previamente el contrato.
Paso 3: Finalizar
Una vez completados todos los campos requeridos, deberás hacer clic en el botón "Enviar". En ese momento, ZERO CLM almacenará y resguardará tu información de forma segura.
1 Correo electrónico:
Recibirás un correo con la solicitud para llenar el formulario de expediente. Haz clic en el botón azul “Llenar formulario” o, si no lo ves, usa la URL incluida. El correo también indicará la empresa y el tipo de contrato a completar.
2 Expediente: En esta ventana deberás completar toda la información solicitada por el área legal. Los campos marcados con asterisco "*" son obligatorios.
3Documentos Solicitados: Aquí deberás adjuntar los documentos en formato PDF requeridos para respaldar el contrato. Podrás visualizarlos, agregar comentarios u optar por eliminarlos si es necesario.
4Ver contrato: En esta etapa podrás revisar el contrato que estás completando. La información que llenaste se reflejará automáticamente en el documento. Una vez verificado, haz clic en el botón “Aceptar” para continuar.
Confirmación: Al hacer clic en el botón “Aceptar” en la ventana emergente, el sistema confirmará que la operación fue exitosa. En ese momento, la información proporcionada quedará resguardada en nuestro sistema.
Es posible que alguno de los datos o documentos cargados al revisarlos, la persona que los solicito necesite que exista una nueva carga o validación, si esto sucede el usuario recibirá un correo adicional con la requisición de datos nuevamente.
En este caso, el usuario debe de revisar los comentarios dentro de la solicitud o en los documentos para hacer las modificaciones pertinentes.
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La recolección de datos de terceros implica obligaciones legales importantes. ZERO CLM está diseñado para ayudar a cumplir con las normativas de protección de datos personales aplicables, entre ellas la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) en México, así como otras leyes locales o internacionales que pudieran aplicar en función de la operación de cada empresa.
Consentimiento y finalidad
La solicitud de expediente debe informar claramente al tercero la finalidad del tratamiento de sus datos y obtener su consentimiento cuando sea necesario. Se recomienda que el correo de invitación incluya un aviso de privacidad o un enlace al mismo.
Minimización de datos
Los formularios se configuran para recabar únicamente la información necesaria, evitando pedir datos sensibles no relacionados con el contrato. Cada campo del expediente debe justificarse por la naturaleza del proceso.
Derechos ARCO
Los terceros conservan sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición sobre sus datos. El responsable del tratamiento debe informar cómo pueden ejercerlos y contar con procedimientos internos para atender estas solicitudes.
Conservación y eliminación
La documentación en los expedientes se conserva únicamente el tiempo necesario para cumplir con la finalidad del contrato y las obligaciones legales aplicables. Una vez cumplida dicha finalidad, los datos deben ser depurados de conformidad con la política de retención de la organización.
Ya conoces que hace Expediente digital
Ahora que ya tienes los conocimientos básicos de ZERO CLM, puedes continuar a ver alguno de los contenidos complementarios para seguir aprendiendo en torno al contexto de tu usuario.
